今回は、ニュースレターの発送先リストをチェックする必要性や、印刷する部数、印刷所の決め方について解説します。
どんなによいニュースレターを作っても、適切な読者に届かなければ、なかなか効果は出ません。
印刷や発送の作業に入る前に、必ず「誰に送るのか」をチェックしましょう。
また何部刷るかも意外に重要な部分です。
本記事では、オモシロホンポの代表を務める“かわけん”こと川上 健太郎が、ニュースレターの印刷前の準備について解説します。
ニュースレターを軸に広告・広報の制作を通じて、全体の99.7%を占めている中小企業の仕事をオモシロく演出することで日本を元気にすることをミッションとする会社。
これまで、34都道府県の100業種を超えるさまざまな企業のニュースレターを累計1,300号以上手がけてきました。
前回はニュースレターを修正する際のポイントについて解説しました。こちらもあわせてご覧ください。
ニュースレターの発送先をチェック・変更する
原稿の修正が完了したら、印刷する前に発送先リストを確認しましょう。
ニュースレターの発送先リストは、いわば無形の資産。
大切なものですので、手間がかかってもきちんと管理することが大切です。
ポイントは下記の3つ。
- 責任者が発送先リストをじっくり読み込む
- 本当にこの送付先でいいのか判断する
- 今の送付先に違和感があったら変更する
順番に詳しく解説します。
1.責任者が発送先リストをじっくり読み込む
経営者や幹部のような責任者にお願いして、送付先リストをじっくり読んでもらってください。
リストに載っている名前や住所を見れば、きっと「ああ、あのときの人だ」と思い出せるはずです。
思い出せない人がいても構いませんが、とにかくリストに載っている全員の名前を一通りチェックしてもらいましょう。
2.本当にこの送付先でいいのか判断する
リストを見終わったら、「ニュースレターの送付先は、本当にこの人たちで合っているのか？」と考えます。
実は、この工程を忘れている会社はたくさんあるんです。
そういう会社は、読んでもらえる見込みのない人にわざわざ送料をかけて送っていた…というもったいないことを繰り返しています。
頑張ってよいニュースレターを作っても、そもそも読んでくれない人に送ってしまっては、効果は出ません。
逆に、リストをきちんとチェックして、読んでもらえそうな人に送っていれば、ニュースレターのクオリティが十分でなかったとしても、成果が出る可能性はあります。
3.今の送付先に違和感があったら変更する
「本当にこの人たちで合っているのか？」と考え、直感で「違う」と思ったら、リストを変更しましょう。
この変更によって、ニュースレターの発行部数が増えても減っても問題ありません。
「発送先の件数を減らすのはもったいない」と思うかもしれませんが、不要な発送先は思い切って減らしましょう。
ニュースレターの印刷部数の決め方
リストのチェック・変更が終わったら、だいたいの発行部数がわかりますよね。
印刷所に注文を出すときには、できるだけリストの数よりも多めの部数を指定しましょう。
例えば、リストの変更などによって850社に送ることが決まったとします。
印刷所に依頼するときには、850部ではなく、少なくとも1000部くらいは刷っておいてください。可能であれば、1500部くらい印刷しておくとベターです。
「こんなにいらないのでは？」と思うかもしれませんが、多めに刷っておくと、のちのち役に立つんです。
印刷したニュースレターが会社に届くと、「せっかく多めに作ったから、送付先リスト以外の人にも配ってみようかな」という気持ちになるはずです。
例えば、自社でセミナーを開くときや異業種交流会に参加するときなどに、参加者全員に名刺とニュースレターを一緒に配るという使い方もできます。
従業員の家族に郵送してみるのもよいでしょう。「あなたの家族が働いている会社の新聞です」と伝える手紙も入れて送れば、きっと喜んでくれますよ。
取引先が訪問してくれたときに、ニュースレターを少し多めに渡して「ぜひ皆さんにも読んでもらえたらと思います」と社内に配ってくれるようお願いする方法もあります。
ニュースレターはアイデア次第でいろんな使い方ができるので、営業ツールとして、多めに印刷しておくことをおすすめします。
もし次の号を発行するまでに配りきれなかったとしても、半年後や1年後、採用活動の際に役立つ場合もありますよ。
印刷所を選ぶときのポイント
ニュースレターの発行部数が決まったら、印刷所に印刷の依頼を行います。
どこにお願いするかは、早めに決めておきましょう。
印刷所は、大きくわけて2種類あります。
- 地元の印刷所
- ネットプリントを行う印刷所
地域との繋がりを重視する会社なら、地元の印刷所がおすすめです。
入稿データの作り方がよくわからないときにも、地元の印刷所ならサポートしてもらえることが多いので、相談してみましょう。
印刷料金の安さを重視するなら、ネットプリントのほうがおすすめ。
ただし、入稿データの形式を整えるなど、ある程度自分たちにもDTP（パソコンを利用した印刷物の制作）の知識が必要となります。
これからどの印刷所と付き合っていくかも戦略の一つとなりますので、この機会に考えて決めておきましょう。
焦らずに印刷前の準備をしよう
今回は発送先リストをチェックする大切さや、印刷部数を多めにしたほうがいい理由、印刷所の決め方について解説しました。
原稿ができ上がったら早く印刷したいと思うかもしれませんが、ニュースレターで成果を出すためには、印刷前の準備も大切です。
焦らずに必要な作業を1つずつこなしていってください。
次回は、ニュースレターの送り方について解説します。
郵送か手渡しか、発送作業を外注するかなど、考えることはたくさんあるので、ぜひチェックしてみてください。