今回は、印刷が完了したニュースレターを発送する方法や、発送時の注意点などについて解説します。
「うちは営業担当から取引先に手渡しするから大丈夫」と思っていても、場合によっては取引先に読んでもらえないケースもあります。
作ったニュースレターを読者にきちんと届けるために、今回解説するコツを実践してみてください。
本記事では、オモシロホンポの代表を務める“かわけん”こと川上 健太郎が、ニュースレターの発送に関して決めることを解説します。
ニュースレターを軸に広告・広報の制作を通じて、全体の99.7%を占めている中小企業の仕事をオモシロく演出することで日本を元気にすることをミッションとする会社。
これまで、34都道府県の100業種を超えるさまざまな企業のニュースレターを累計1,300号以上手がけてきました。
前回はニュースレターを修正する際のポイントについて解説しました。こちらもあわせてご覧ください。
ニュースレター発送前に決めるべきポイント4つ
ニュースレターの発送方法は会社によってさまざまですが、下記の4点をどうするかについては事前に決めておきましょう。
- ニュースレター以外のものを同封するか
- 発送作業は外注するか
- 営業スタッフが直接手渡しするか
- ポスティングを行うか
それぞれ詳しく解説します。
1.ニュースレター以外のものを同封するか
ニュースレターを封筒に入れて郵送する場合、チラシなどを同封するのも手です。
キャンペーンやイベント開催のお知らせなどはニュースレターの1コーナーとして掲載してもいいのですが、独立した1枚のチラシにしたほうが反応は増えやすい傾向にあります。
こうしたチラシを一緒に送るためには、当然、ニュースレターと同じ時期に印刷が完了していなければなりません。
「ニュースレターはできたけど、チラシをまったく用意していなかったから、チラシが完成するまで発送は延期に…」ということにならないよう、早い段階で計画を立て、ニュースレターと並行して制作することをおすすめします。
できればニュースレターの発行スケジュールを立てる段階で、チラシの制作スケジュールも一緒に決めておくと安心です。
2.発送作業は外注するか
普通郵便やメール便などで送る場合、封筒に入れる、のり付けする、あて名ラベルを貼るといった作業が必要です。
部数が少なければ自社で行うことも可能ですが、スタッフに負担がかからないように注意しましょう。
前回の記事で例にした850部など、数が多い場合は外注することをおすすめします。
3.営業スタッフが直接手渡しするか
営業スタッフが毎月取引先を訪問している会社なら、営業スタッフを通して渡してもらう方法もあります。
過去の記事で紹介した東京ユニフォーム様は、主要取引先にスタッフが持参する方法で配布しています。
この方法のメリットは、「ニュースレターの最新号ができ上がったので、これから伺ってもよろしいでしょうか？」という風に、取引先に訪問する理由を作れること。
もしかしたら、行って取引先と話をする中で、問い合わせや前号の感想などをもらえるかもしれません。
デメリットは、取引先にきちんと渡らない可能性があることです。
営業スタッフと取引先の仲がよくても、なれ合いのような関係になっている場合には注意しましょう。営業スタッフが「このニュースレター、大事な書類じゃないから渡さなくてもいいよね」と勝手に判断してしまうかもしれません。
「うちはそうなるかも…」という予感がしたら、郵送したほうが安心です。
逆に信頼できるスタッフが揃っていて「うちは手渡ししたほうがきっといい結果になる」と思えたら、営業スタッフに託しましょう。
4.ポスティングを行うか
ポスティングは、特定の地域にある家や会社のポストに、直接ニュースレターを投函する方法です。郵送や手渡しと併用しても構いません。
過去の記事で紹介したゆずり葉様は、ニュースレターのポスティングを行っています。
地域とのつながりで仕事が成り立っている会社は、ポスティングとの相性がいいですよ。
ポスティングで投函されるものの多くは、宅配ピザなどのような売り込みチラシです。
その中に、売り込みではないニュースレターがあると、受け取った人は「いつもの売り込みチラシじゃない。これはなんだろう？」と興味を持ってくれます。
人間は、知らないものが目の前にあると、正体を知りたくなるものだそうです。
ニュースレターという「知らないもの」が手元に届いたら、きっと開けて読んでくれる人は多いはず。
そういった点からも、ポスティングはおすすめです。
こちらも自社で行うか、業者に外注するかを決めておきましょう。
発送方法を使いわけて読者にきちんと届けよう
今回はニュースレターを送る前に考えておいてほしい、発送のポイントについて解説しました。
ニュースレターを送ったつもりでも、読者が受け取っていない、開封していないという状態になっていたら意味がありません。
「どうすれば確実に届けられるだろう？」
「どうしたら開封してもらえるだろう？」
と考えてみましょう。
次回は、ニュースレターを送ったあと、読者からの反応を集める方法について解説します。
せっかく作ったからには、やはり感想などがほしいですよね。
そこで反応をもらいやすくなるような工夫をしておきましょう。ぜひチェックしてみてください。