今回は、創刊号を作ったあと、2号目の制作スケジュールを決める方法について解説します。
創刊号が出来上がるとほっとして休みたくなるかもしれませんが、実はもう次の号の準備に入る必要があるんです。
2号目の発行が遅れないよう、忘れずにスケジュールを立てましょう。
本記事では、オモシロホンポの代表を務める“かわけん”こと川上 健太郎が、次回のニュースレターのスケジュールを決める方法を解説します。
ニュースレターを軸に広告・広報の制作を通じて、全体の99.7%を占めている中小企業の仕事をオモシロく演出することで日本を元気にすることをミッションとする会社。
これまで、34都道府県の100業種を超えるさまざまな企業のニュースレターを累計1,300号以上手がけてきました。
前回はニュースレターの感想の集め方について解説しました。こちらもあわせてご覧ください。
2号目以降のスケジュールの立て方
ニュースレターは継続して発行することが大切です。
創刊号の印刷を発注したあたりで、次号の制作スケジュールを決めるようにしましょう。
「少し休んでからではだめ？」と思うかもしれませんが、すぐに動き始めないと、次号の発行が間に合わない可能性もあります。
ひとまずスケジュールだけは立てておきましょう。
スケジュールを立てる時のポイント
ポイントは下記の2つ。
- 次回の発送日を決め、逆算してスケジュールを立てる
- 次回の紙面企画会議を行う日を決める
具体例として、年に4回、3ヶ月に1回のペースでニュースレターを出す会社の場合を考えてみましょう。
3ヶ月に1回出すということは、2号目の発送日は、創刊号の発送日の3ヶ月後になるはずですよね。
7月11日に創刊号を発送したら、2号目は10月11日に発送することになります。10月11日が土日祝日にかかる場合は、少し前後にずらしましょう。
あとは、以前の講座で創刊号のスケジュールを決めたときと同じように、発送日から逆算して各工程の日時を決めていきます。
逆算スケジュール表
- 11.発送（ゴール）
- 10.納品
- 9.印刷
- 8.データ入稿
- 7.文字校正（誤字脱字チェック）
- 6.修正（2～3回）
- 5.初稿提出
- 4.デザイン
- 3.原稿作成
- 2.取材・素材集め
- 1.紙面企画会議（前回の反省と改善も含む）
上は、創刊号のスケジュールを考えたときにも使ったリストです。
「11.発送」がゴールです。先ほど10月11日と決めましたね。
11日に発送を終えるためには、10月8日には「10.納品」が行われている必要がありそうです。
印刷所に依頼してから納品されるまで1週間くらいかかりそうなら、10月1日には「9.印刷」を済ませなければならないでしょう。
こうやって逆算していくと、「1.紙面企画会議」を行う日の目星が付くはずです。
おそらく、近いうちに会議を行わなければ間に合わないようなスケジュールになっているでしょう。
すると、会議で話し合いたい内容の準備など、今からやっておきたいことも見えてきますよね。
気合いに頼った制作スケジュールはNG
以前の記事でもお伝えしましたが、「気合いを入れてやればなんとかなるだろう」と無理に短いスケジュールを作るのはやめましょう。
結局予定通りに進まず、「ニュースレター作りって大変だから、もうやめよう」と制作自体をやめることになりがちです。
そんなことにならないよう、スケジュールには余裕を持たせてください。
特に下記の4つの工程は、どれくらい時間がかかるかわからないと、短い日程にしてしまう可能性があります。
- 6.修正（2～3回）
- 4.デザイン
- 3.原稿作成
- 2.取材・素材集め
しかし、少なくとも「3.原稿作成」を2日で終わらせるのは無理があります。10日間くらいは見ておいたほうがいいでしょう。
迷ったら、ゆとりのある予定にしておくことをおすすめします。
どうしても発送日に間に合うスケジュールにできない場合は、発送日を後ろにずらすことも検討してみてください。
制作時間の記録をつけて次に生かす
気合いに頼った制作スケジュールを回避するためにも、各工程でかかった時間はメモしておくとよいでしょう。
最初の何号かを作っている間は、最初に立てた予定よりも時間がかかって、予定が狂うこともあるかもしれません。
しかし経験を積むうちに、各工程をこなすために何時間必要かといったことが、だんだんわかってくるはずです。
制作にかかった時間は、ノートに書いたり、Excelなどにまとめたりして、あとから読み返せるようにしておきましょう。
僕もクライアントさんから依頼されたニュースレター制作にかかった時間は、手帳などに記録しています。
すると、次のニュースレターを作るときにも何時間かかりそうかだいたい予測できるので、Googleカレンダーで、そのクライアントさんの分の制作時間を先に確保しています。
先にニュースレター制作用の時間を押さえるようにすると、スケジュール通りに進みやすくなりますよ。
予定のズレにより周囲の人に迷惑をかけてしまう事態も減らせます。
ニュースレターを継続的に発行していくためには、まずスケジュール通りに制作を進められる体制を作ることが大事ですので、ぜひやってみてください。
スケジュール通りに発行していく準備を
今回は次号のニュースレター制作スケジュールの決め方や、気合いに頼ったスケジュールにしないための工夫について解説しました。
最初のうちは取材や原稿作成にどれくらい時間がかかるのか見通せず戸惑うかもしれませんが、毎日コツコツ作業記録をつけて、次回以降に役立てていきましょう。
次回は、ニュースレターを継続発行するポイントについて解説します。
創刊号が完成しても、その後の発行が続かなければ、ニュースレターの効果は得られません。長く続けていくために、ぜひチェックしてみてください。