今回は新シリーズ「記事を書く前の準備」の1回目として、ニュースレターの制作スケジュールの組み方を解説します。
前回までで紙面企画の用意が終わり、いよいよ原稿執筆…と言いたいところですが、その前に必要な準備を済ませておきましょう。
この準備をおろそかにしてしまうと、ニュースレター制作に協力してくれる人たちへの配慮が足りなくなったり、原稿執筆がうまくいかず煮詰まったりしやすくなります。
具体的に準備することについて解説するため、ぜひ実践してみてください。
本記事では、オモシロホンポの代表を務める“かわけん”こと川上 健太郎が、ニュースレターの制作スケジュールの作り方について解説します。
ニュースレターを軸に広告・広報の制作を通じて、全体の99.7%を占めている中小企業の仕事をオモシロく演出することで日本を元気にすることをミッションとする会社。
これまで、34都道府県の100業種を超えるさまざまな企業のニュースレターを累計1,300号以上手がけてきました。
前回は創刊号の紙面の作り方を紹介しました。こちらもあわせてご覧ください。
ニュースレターの制作スケジュールは逆算で作る
最初の準備として、ニュースレターの制作スケジュールを組みましょう。
スケジュールを組まずに、「時間があるときにやろう」と思っていると、結局忙しくてなかなか制作時間を取れず、何ヶ月経っても完成しないという状態になりやすいです。
そして「すぐに売上にならないニュースレターの制作より、すぐ売上になる別の仕事を先に済ませるべきでは」と考え、ニュースレターの優先度を下げてしまう人が多いのも事実。
そのため、「時間があるときにやろう」という考えは捨てて、先にスケジュールを組んでしまいましょう。
ポイントは、最初にゴールの日付を決めることです。
そこから逆算してスケジュールを組んでいくと、最初の工程はいつから始めればいいのかがわかります。
スケジュールを組んだつもりでも、ゴールの日が決まっていないと、スケジュールが遅れやすいため気をつけてくださいね。
ニュースレター制作でのゴールは、読者へ発送する日です。
ニュースレターの完成がゴールではなく、完成後、読者に届けるために配送の手配をする日となります。自社から配送業者に渡す日でも、発送代行業者に依頼する日でも構いません。
ゴールの日を決めたら、下記の11工程のスケジュールを組んでいきましょう。
オモシロホンポでもニュースレター制作の際は、このような形でスケジュールを組んでいますので、ぜひやってみてください。
「11.発送」から逆算して日程を決めていくため、11から1まで、通常とは逆の順番に記載しました。
- 11.発送（ゴール）
- 10.納品
- 9.印刷
- 8.データ入稿
- 7.文字校正（誤字脱字チェック）
- 6.修正（2～3回）
- 5.初稿提出
- 4.デザイン
- 3.原稿作成
- 2.取材・素材集め
- 1.紙面企画会議（前回の反省と改善も含む）
「1.紙面企画会議」は、前回までの「紙面企画を完全攻略する！」でしたアイデア出しや整理の作業です。
まだチェックしていない方は、こちらからご覧ください。
11から1までのやることリストを見ながら、具体的な日にちを決めていきましょう。
ここではわかりやすいように、土日や祝日を考慮せずに仮のスケジュールを組んでみます。
11～8を決める
「11.発送（ゴール）」は、最初は勘で決めて構いません。
例えば、9月の第1週目にはお客様の手元にニュースレターを届けたいと思ったとします。すると、「11.発送（ゴール）」の作業は、8月31日にはやる必要があるでしょう。
そこで、まず「11.発送（ゴール）」を8月31日に決定します。
次は「10.納品」。印刷会社に印刷してもらったニュースレターがあなたの会社に届く日です。印刷会社から発送代行会社に直接届けてもらう日でも大丈夫ですよ。
納品後は、発送に必要な袋詰めやラベル貼りを行う時間が必要なため、8月31日の3日前、8月28日に設定しましょう。
「8.データ入稿」と「9.印刷」は印刷会社にニュースレターのデータを入稿し、印刷してもらう日です。
ネットプリント会社を利用する場合、入稿から納品までの日数が長いほど印刷費が安くなるため、7営業日程度見ておくのがおすすめです。すると、8日前に入稿する必要があるので、「8.データ入稿」と「9.印刷」はどちらも8月20日としましょう。
またネットプリント会社の場合、印刷所で印刷完了後、自社に配送されるまで数日かかることも考慮します。例えばオモシロホンポは宮崎県にあるため、京都府にあるネットプリント会社を利用すると、到着までに2日程度かかります。
このように、あなたの会社がある地域だと到着まで何日かかるかチェックして、時間がかかるとわかったらスケジュールをもう少し早めにしておくことも忘れないでください。
7～4を決める
「7.文字校正（誤字脱字チェック）」の工程では、ニュースレターの文章に誤りはないか、電話番号やメールアドレスは間違ってないかなどの最終チェックを行います。丸1日はかかるため、8月19日にやると決めましょう。
「6.修正（2～3回）」は、「ひとまず完成したかな？」と思う状態まで作り上げたニュースレターを手直ししていく工程です。何日かかるかは、実際にニュースレターを作ったときの経験を参考に決めるのがおすすめです。
オモシロホンポがクライアント様と打ち合わせしてニュースレターを作る場合には、2週間くらいかかると見込んで準備しています。「うちは自社のスタッフだけで作るからもっと短くても大丈夫」という場合には、1週間にしてもいいかもしれません。
今回は間を取って、10日間かかると仮定して、8月9日～8月18日を修正期間としましょう。
すると「5.初稿提出」は、前日の8月8日となりますね。
「4.デザイン」は、社内のデザイナーに任せる、クラウドソーシングを通してデザイナーに依頼する、自分で作るなどさまざまな方法があります。どれくらい時間がかかるかも、方法によって変わりますよね。
あまりタイトなスケジュールだと、社内スタッフやデザイナーに負担をかけてしまうので、余裕を持って1週間としましょう。
すると8月1日～8月7日までがデザインにかける期間となります。
3～1を決める
「3.原稿作成」は、自分が原稿を書くにあたってどれくらい時間がかかるかを考えることになります。ここでは仮に10日程度として、7月21日～7月31日と決めましょう。
「2.取材・素材集め」は原稿執筆以上に時間がかかると思って時間を確保しておきます。2週間程度かかると考え、7月7日～7月20日を素材集め期間とします。
ここまで決めてくると、最後の「1.紙面企画会議（前回の反省と改善も含む）」は、7月7日より前でないと間に合わないことがわかりますね。
7月の第1週のどこかで、スタッフの日程を調整して会議を行いましょう。
日程が合わないときの調整方法
こうして具体的な日程を決めていくと、ニュースレターを1号作るために約2カ月かかることがわかります。
逆算で決めると「あれ？今から作り始めてももう間に合わない…」という状態になってしまうこともあるかもしれません。
そのときは、最初に決める発送日を後ろ倒しする、デザインや原稿作成にかける日数を減らすなどの方法で調整していきましょう。
気合いでスケジュールを縮めるのはダメ！
ニュースレターを1号作るだけで約2カ月かかると聞くと「そんなに時間がかかるの？」と思うかもしれませんが、日々いろいろな会社のニュースレターを作り続けているオモシロホンポの感覚から言っても、やはりこれくらいの期間は必要です。
もっと早く作ろうと考えて「スタッフには気合いで頑張ってもらって、3週間で仕上げよう！」という気合いや根性に頼ったスケジュール設定は避けてください。
ニュースレターは気合いで作れるものではないんです。
スタッフの皆さんにもそれぞれ、ニュースレター制作以外の仕事がありますよね。
「3週間で作って！」と無理なスケジュールを組んでも、予定通りに進まず、結局ニュースレターを発行できない、あるいは3号くらい出しただけで終わってしまうという結果になりやすいです。
スタッフとも相談しながら、現実的に「これならできる」と思うスケジュールを組みましょう。
ニュースレター制作には約2ヶ月かけるつもりで準備を
今回はニュースレター制作に欠かせないスケジュールの組み方を解説しました。
最初の企画会議から最後の発送まで約2ヶ月かかると聞くと、長いと感じるかもしれませんが、気合いと根性で短縮しようとせず、自分たちで決めたスケジュールに従ってコツコツ進めていくことを意識しましょう。
次回は、スケジュール表の中にあった「2.取材・素材集め」について解説しますので、こちらもぜひご覧ください。